Basecamp thường nằm ở đầu danh sách khi nói đến một công cụ quản lý dự án cộng tác dựa trên web. Tôi đã luôn luôn yêu thích sự đơn giản của nó và thực tế là ít để không đào tạo trong phần mềm thực tế là cần thiết để có được những thứ di chuyển. Đồng thời, tôi đã thấy rằng họ thường sai lầm ở phía bên của quá đơn giản hóa, và có một vài tính năng tôi thực sự muốn có trong bộ công cụ của tôi. Điều đó nói rằng, tôi đã không tìm cách áp dụng một công cụ phức tạp như MS Project.
Gần đây tôi đã nghe nói về WorkZone, được cho là có khả năng linh hoạt hơn một chút, và tôi nghĩ tôi sẽ thử. Để cắt ngay vào cảnh báo cánh lướt gió, tôi đã rất ấn tượng. Trong khi đường cong học tập hơi dốc hơn Basecamp cho các quản trị viên, các tính năng bổ sung đáng giá. Vẫn còn tốt hơn, quản trị viên có khả năng tắt các tính năng mà họ không muốn sử dụng, giữ cho đường cong học tập càng ngắn càng tốt cho các thành viên trong nhóm.
WorkZone: Khái niệm cơ bản
Giao diện WorkZone rất đơn giản cho các thành viên nhóm của bạn sử dụng hàng ngày. Menu trên cùng không bị lộn xộn và trực quan để hiểu:
Quản trị viên sẽ dành một chút thời gian trong "Thiết lập", nhưng hầu hết các thành viên trong nhóm sẽ làm hầu hết công việc của họ từ tab "Theo dõi dự án". Họ sẽ truy cập trang đó ngay sau khi họ đăng nhập và thật thú vị khi xem xét.
Ở trên cùng bên trái, họ thấy điều này:
Như bạn có thể thấy, họ có thể dễ dàng chuyển đổi chế độ xem để xem danh sách tác vụ của mọi người đang hoạt động, xem biểu đồ Gantt, xem danh sách sản phẩm hoặc xem bất kỳ hoạt động nào gần đây mà nhóm đã làm.
Danh sách Tác vụ mất giai đoạn trung tâm và nó khá tự giải thích, vì ảnh chụp màn hình này hiển thị:
Bạn có thể dễ dàng xem ai chịu trách nhiệm về những gì, và khi nào các dự án và nhiệm vụ của họ đến hạn. Cột trạng thái cho bạn biết nếu có điều gì đó bị tụt hậu.
Các bóng chú thích màu đỏ trong cột DỰ ÁN / NHIỆM VỤ được mô tả ở trên, cho bạn biết rằng có các nhận xét mới để xem xét. Để xem các nhận xét, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào nhiệm vụ để mở chúng và xem chúng:
Giao diện này làm cho nó rõ ràng khi bình luận mới có trong hệ thống, và làm cho nó đơn giản để thêm ý kiến cho các nhiệm vụ, dự án, và các tài liệu bất cứ khi nào nó có ý nghĩa. Người dùng nhận được cập nhật qua email khi nhận xét được thêm vào để đảm bảo rằng các thư không bị bỏ qua.
Bạn cũng sẽ thấy nút “email” màu xanh lam trên hầu hết mọi màn hình mà bạn có thể sử dụng để giữ liên lạc. Nếu bạn thiết lập làm quản trị viên, người dùng cũng sẽ nhận được thông báo qua email tự động về các tác vụ sắp tới và hơn thế nữa. (Chúng ta sẽ đến đó sau một phút).
Một số người có thể phàn nàn rằng giao diện này bị tước đi một chút, nhưng tôi thực sự thích nó theo cách đó. Nó loại bỏ sự lộn xộn của các mạng xã hội và tập trung vào hai điều quan trọng nhất: ai đang nói và những gì họ đang nói về.
Màn hình này cũng hướng người dùng thẳng đến bất kỳ tài liệu nào họ cần và thông tin dự án hoặc nhiệm vụ.
Khi họ đã hoàn thành một nhiệm vụ, tất cả những gì họ cần làm là trở lại Danh sách nhiệm vụ, nhấp vào hộp trong cột trạng thái và đánh dấu nó là hoàn thành:
Những gì tôi thực sự yêu thích về tất cả điều này là giao diện đơn giản như thế nào. Nó sẽ có ít hoặc không có đào tạo để dạy cho nhóm của bạn sử dụng giao diện này.
Phần quan trọng khác cho nhóm của bạn là tab "báo cáo". Nếu tôi có một khiếu nại với WorkZone, nó sẽ là thanh bên trông hơi đáng sợ hơn thực tế. Các báo cáo này cung cấp cho bạn tất cả thông tin giống nhau mà bạn có thể tìm thấy trong Danh sách nhiệm vụ, nhưng giúp bạn dễ dàng sàng lọc thông tin để tìm thông tin cụ thể.
Khu vực báo cáo này là một trong những tính năng mà một số nền tảng khác có thể thực sự sử dụng, nhưng chúng đã bị bỏ quên vì sợ làm lộn xộn giao diện của chúng. Cá nhân tôi nghĩ rằng nó đáng để đánh đổi.
Tính năng hữu ích nhất ở đây là "Danh sách công việc" mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể sử dụng để xem những gì họ có trước đó. Đây là thông tin tương tự mà họ nhận được từ danh sách nhiệm vụ, nhưng có ý nghĩa đặc biệt đối với họ.
Nếu bạn bật nó, họ cũng có thể sử dụng nó để xem những thành viên khác trong nhóm đang làm việc.
Các báo cáo như thế này là những gì làm cho WorkZone đặc biệt hữu ích khi bạn đang đối phó với một số lượng lớn người và dự án, nơi nó bắt đầu khó khăn để xác định ai đang làm gì và khi nào. Và nếu bạn đang tự hỏi về giá cả, nó bắt đầu từ $ 200 mỗi tháng.
Lợi ích của Công cụ quản lý dự án này
Vì vậy, trong bức tranh lớn về những thứ, WorkZone có ích gì?
Tất cả trong tất cả, tôi sẽ nói WorkZone là phù hợp nhất cho các doanh nhân và nhà quản lý, những người muốn một cái gì đó tương đối đơn giản, nhưng những người đang tìm kiếm một vài khả năng hơn so với các nền tảng hợp tác khác đã tước xuống giao diện của họ. Ví dụ:
- Phụ thuộc nhiệm vụ - WorkZone cho phép bạn lên lịch các nhiệm vụ sao cho nếu thời hạn không được đáp ứng, các nhiệm vụ tiếp theo sẽ được đẩy về phía trước. Đây là một điều Basecamp bị thiếu trong kho vũ khí của nó.
- Subtasks - Trong khi quản lý không bao giờ nên điên với subtasks, không có khả năng tạo ra chúng là một lỗ hổng thiết kế cho nhiều người trong chúng ta trong quản lý. Có một số nhiệm vụ mà bạn không thể lập kế hoạch đúng cách mà không chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ hơn.
- Số lượt xem dự án chéo - Danh sách nhiệm vụ có thể đơn giản, nhưng nó không giới hạn quan điểm của bạn cho một dự án duy nhất tại một thời điểm. Phần mềm được xây dựng với trọng tâm một dự án thực sự chỉ hữu ích cho các công ty khởi nghiệp và không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp, thậm chí là một doanh nghiệp nhỏ, có nhiều dự án để làm việc cùng một lúc.
- Theo dõi thời gian - WorkZone làm cho nó tương đối dễ dàng để xem nơi mà thời gian đang được sử dụng, và bởi ai, để bạn có thể phân bổ tài nguyên cho phù hợp. Nó không thay thế cho một ứng dụng theo dõi thời gian như Toggl, nhưng thật tuyệt khi có theo dõi thời gian được tích hợp đầy đủ với phần mềm quản lý dự án của bạn.
Đặt tất cả lại với nhau, tôi sẽ không nhất thiết phải đưa ra tuyên bố gây tranh cãi rằng WorkZone tốt hơn Basecamp - nhưng tôi sẽ nói rằng đó là lựa chọn tốt hơn cho các doanh nhân và nhà quản lý đang xử lý một thứ khá phức tạp, nhưng vẫn muốn có sự cộng tác đơn giản giao diện trong công cụ quản lý dự án của họ.
