Khi các doanh nghiệp nhỏ thay đổi và phát triển, khả năng nhanh chóng mở rộng quy mô - hoặc xuống - trở thành một điều cần thiết. Thêm nhân viên mới, ví dụ, yêu cầu công ty phải điều chỉnh hệ thống điện thoại của mình để đáp ứng nhu cầu cho nhiều dòng hơn.
Đó là khó khăn hơn để thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống tại chỗ do chi phí thiết lập và bảo trì cao hơn, nhu cầu về phần cứng tại chỗ và dựa vào hỗ trợ CNTT. Mặt khác, một hệ thống điện thoại dựa trên đám mây sẽ cho phép các doanh nghiệp nhỏ quản lý các dịch vụ truyền thông một cách ít tốn kém hơn, hợp lý hơn và nhanh nhẹn hơn.
Những điểm sau đây, được thu thập từ trao đổi email giữa Small Business Trends và Aaron Charlesworth, phó chủ tịch tiếp thị sản phẩm tại Vonage, phác thảo những lợi ích mà các doanh nghiệp nhỏ có thể tích luỹ bằng cách chuyển từ các hệ thống PBX truyền thống sang công nghệ VoIP dựa trên đám mây.
Lợi ích của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây
1. Hệ thống truyền thông tích hợp đầy đủ
Một báo cáo từ công ty nghiên cứu Gartner chỉ ra rằng việc tích hợp truyền thông của công ty với các ứng dụng hàng ngày của nó cho các quy trình kinh doanh và quy trình công việc giúp tăng hiệu quả.
Các công cụ kinh doanh hoạt động trong đám mây dễ triển khai, cho phép nhân viên duy trì kết nối cho dù họ đang ở văn phòng hay đang di chuyển. Bằng cách này, đám mây cung cấp sự hiện diện kinh doanh nhất quán và giúp tăng năng suất với khả năng truy cập liền mạch vào các công cụ CRM, email, nhắn tin tức thời, thoại và hội nghị truyền hình.
2. Kiểm soát các chế độ truyền thông
Một hệ điều hành đám mây đặt các doanh nghiệp vào chỗ ngồi của lái xe, cho phép họ chọn và chọn những tính năng họ cần, với quyền truy cập để bật hoặc tắt chúng một cách dễ dàng.
Ngoài ra, các giải pháp điện toán đám mây cung cấp cho nhân viên mọi lúc, mọi nơi truy cập thông qua điện thoại thông minh, điện thoại bàn hoặc điện thoại thông minh cho tất cả các tính năng gọi điện của họ. Thậm chí tốt hơn, họ có thể có quyền truy cập thời gian thực vào phần mềm kinh doanh quan trọng của họ.
3. Các tính năng kinh doanh hàng đầu
Một hệ thống điện thoại dựa trên đám mây sẽ cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ quyền truy cập vào các loại ứng dụng mạng mà người ta thường tìm thấy ở các tập đoàn lớn hơn. Chúng bao gồm các tính năng như một trợ lý ảo, Auto Attendant, Không bao giờ bỏ lỡ một cuộc gọi hoặc các giải pháp Call Center.
4. Tính di động và dễ sử dụng
Nơi làm việc của ngày hôm nay ngày càng di động, và các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt cần phải có khả năng hoạt động từ nhiều địa điểm.
Với hệ thống dựa trên đám mây, các nhân viên doanh nghiệp nhỏ có quyền truy cập vào các tính năng cho phép họ đăng nhập từ mọi nơi để họ có thể tiếp cận trong khi đang di chuyển, mang lại cho nhân viên khách hàng và doanh thu sản xuất nhiều quyền kiểm soát năng suất hơn.
5. Quản lý thời gian và hiệu quả
Cổng thông tin khách hàng dựa trên web cho phép nhân viên CNTT quản lý hệ thống của họ hiệu quả hơn. Với thông tin chi tiết về cài đặt, cấu hình dịch vụ, vé rắc rối, đào tạo, thanh toán và phân tích cuộc gọi, toàn quyền truy cập vào hệ thống và tài khoản của khách hàng này cho phép họ chi tiêu ít tài nguyên hơn cho việc quản lý dự án và tập trung nhiều hơn vào công việc bổ sung.
Ngoài ra, các giải pháp đám mây có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng dựa trên đám mây khác, cung cấp cho nhân viên di động quyền truy cập vào tất cả các tính năng và chức năng mà họ cần để hoạt động hiệu quả như trong văn phòng.
6. Tính linh hoạt để tăng tỷ lệ (và xuống)
Khi một doanh nghiệp phát triển, thì nhu cầu thuê nhân viên mới, mở văn phòng mới và trên các khách hàng mới. Điều này đòi hỏi một hệ thống thông tin liên lạc có thể mở rộng - hoặc giảm - khi cần.
Với hệ thống điện thoại dựa trên đám mây, các doanh nghiệp có thể thêm nhiều tiện ích mở rộng khi họ cần để chứa khối lượng cuộc gọi được nâng cao hoặc nếu cần thiết, chỉ cần gọi để hủy kích hoạt các tiện ích bổ sung này. Không giống như các hệ thống truyền thống, các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho các tiện ích họ cần miễn là họ cần chúng.
7. Kinh doanh liên tục
Làm việc với hệ thống điện thoại “trong đám mây” cho phép các doanh nghiệp duy trì kết nối với khách hàng của họ bất kể môi trường. Hệ thống liên lạc dựa trên đám mây có thể không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như thời tiết khắc nghiệt hoặc các vấn đề khác có thể khiến nhân viên không thể đến văn phòng.
Với một hệ thống dựa trên đám mây, các doanh nghiệp có thể duy trì sự hiện diện nhất quán - và truy cập các công cụ cần thiết - để giữ cho mọi thứ hoạt động suôn sẻ.
8. Dịch vụ khách hàng được cải thiện
Với Virtual Receptionist (VR) hoặc tính năng Auto Attendant, các doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển cuộc gọi đến các phòng ban khác nhau và thậm chí tạo lời chào độc đáo cho một bộ phận nhất định.
Ví dụ, một doanh nghiệp có thể thiết lập một lời chào kỳ nghỉ trước (thông qua cổng quản trị) và đặt trước nó để trở lại lời chào không kỳ nghỉ vào một ngày cụ thể. Nó cũng có thể thêm thông báo đang lưu giữ về các chương trình khuyến mãi đặc biệt hoặc các câu hỏi thường gặp.
9. Tính năng dịch vụ mới được thêm dễ dàng
Trong mùa bận rộn, một số doanh nghiệp sẽ thêm các tính năng gọi điện cao cấp để tăng hiệu quả cuộc gọi và tối đa hóa nhân sự. Ví dụ: Nhóm cuộc gọi, cho phép cuộc gọi đến đổ chuông trên nhiều tiện ích mở rộng.
Hàng đợi cuộc gọi cung cấp “phòng chờ năng động” cho người gọi cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh trải nghiệm đang lưu giữ và quản lý tốt hơn khối lượng cuộc gọi. Cả hai đều giúp giảm thư thoại, cuộc gọi nhỡ và tín hiệu bận, cho phép người gọi càng nhiều càng tốt.
10. Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí là một lợi ích khác của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây. Di chuyển viễn thông ngoài nền tảng PBX và đám mây có thể ít tốn kém hơn so với tỷ lệ dịch vụ hàng tháng so với hệ thống truyền thống, giúp giảm chi phí và cuối cùng là tăng lợi nhuận.
Ảnh điện thoại đám mây qua Shutterstock
